Составляем график отпусков

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2018.
Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Самое время составить график отпусков на 2019 г. Вспомним, как сделать это в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Порядок составления графика отпусков
Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.
График утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей, отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.
График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:

• заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска;
• при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
• контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Создание документа «График отпусков»
График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков»).
В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.
Поле «Номер» неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.
Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику по кнопке «Добавить».
Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла».
В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:

• в колонке «Сотрудник» необходимо выбрать сотрудника, которому будет предоставлен отпуск;
• в колонках «Начало», «Окончание» необходимо указать даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Кол-во дн.»), тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
• в колонке «Вид отпуска» по умолчанию автоматически указывается «Основной вид отпуска». Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника «Виды отпусков»;
• в колонке «Кол-во дн.» автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
• в колонке «Фактический отпуск» отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Создание документа «Перенос отпуска»
После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» - кнопка «Создать» - «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:

• в поле «На период с... по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
• по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
• в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
• флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».