Электронные трудовые книжки: варианты действий
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2019.
Елена Завальнюк, старший специалист по кадрам отдела кадрового делопроизводства компании «ГЭНДАЛЬФ».
К переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК) нужно готовиться уже в 2020 г. Расскажем, что стало известно к данному моменту о всех планируемых изменениях.
Кто хранит сведения
В 2018 г. Министерство труда и социальной защиты проводило эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный формат, в том числе трудовых книжек. Эксперимент показал, что при исчезновении данных в информационной системе предприятия вновь восстановить данные сложно или даже невозможно. Поэтому при предложении законопроекта о переводе трудовых книжек в электронный формат, который при принятии вступит в силу 1 января 2020 г., добавили хранение сведений о трудовой деятельности в государственной информационной системе ПФР.
Сведения о приеме/переводе/увольнении сотрудника теперь должен передавать в ПФР работодатель. При принятии законопроекта передавать сведения работодатели начинают уже в 2020 г. ежемесячно – до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В 2021 г. срок передачи сведений ужесточится – не позднее одного рабочего дня, следующего за датой приказа на прием/перевод/увольнение (форма СЗВ-ТД).
Примеры использования ЭТК
По законопроекту № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» бумажная трудовая книга выдается на руки работнику, если до 31 декабря 2020 г. работодатель не получил письменного заявления на ведение бумажной трудовой (дополнительно к электронным данным). Однако это может продолжиться только до 2027 г., когда бумажные трудовые книжки планируется отменить совсем (об этом пишет Минтруд РФ).
В случае приема на работу впервые с 1 января 2021 г. бумажная трудовая книжка не заводится.
Рассмотрим несколько возможных ситуаций из практики.
Пример 1.
Работник устраивается на работу после вступления закона в силу (с 01.01.2020 по 01.01.2021).
Руководствоваться нужно прежними правилами: работнику без опыта работы должна быть заведена бумажная трудовая книжка, работнику, имеющему стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, должны быть внесены в нее все соответствующие записи о его трудовой деятельности.
Пример 2.
Работник, имеющий стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, устраивается на работу после переходного периода (после 01.01.2021).
С 2021 г. предоставление трудовой книжки для оформления на работу не является обязательным, но по заявлению работника соответствующая запись в трудовую книжку ему должна быть внесена, и книжка подлежит хранению у работодателя.
Пример 3.
Работник без опыта работы устраивается на работу после переходного периода (после 01.01.2021).
С 2021 г., согласно законопроекту, должен быть осуществлен полный переход на электронные трудовые книжки. Поэтому предполагаем, что оформление бумажной трудовой книжки не требуется. Однако в законопроекте на данный момент нет разъяснений относительно того, если работник оформил соответствующее заявление и настаивает на ведении бумажной трудовой книжки. Предположительно, в 2020 г. будут разъяснения от Министерства, которые внесут больше ясности для введения их в работу.
Пример 4.
Пришел работник с бумажной трудовой в 2021 г. Может ли он ее сохранить?
К этому моменту в локальных нормативных актах (в Правилах внутреннего трудового распорядка) уже должны будут указаны все нововведения по поводу электронного формата хранения данных о трудовой деятельности. Действовать нужно будет согласно этим правилам.
Рекомендуется с сотрудником поговорить при приеме на работу и тогда же принимать решение, писать заявление на ведение бумажной трудовой или нет. В 2020 г. еще принимаем бумажные трудовые в обязательном порядке.
Продолжение в комментариях