Как оформлять путевые листы по новым правилам
Юлия Антонцова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019.
Сыграйте в игру на сайте газеты в честь ее 20-летия – и выпустите свой
номер «Прогрессивного бухгалтера»!
С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.
Сроки оформления путевых листов
С 1 марта 2019 г. Минтранс РФ внес поправки (приказ от 21.12.2018 № 467), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц. Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены. Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.
Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.
Как было:ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.
Отметки о медосмотре
В путевой лист обязательно вносятся данные о предрейсовом и послерейсовом медицинских осмотрах водителя. Врач фиксирует дату и время его проведения, а также свои фамилию и инициалы. Каждая такая отметка заверяется подписью врача. Согласно новым правилам дополнять вышеперечисленное еще и специальной печатью больше не нужно. Однако этого требует Порядок проведения медосмотров (от 15.12.2014 № 835н), утвержденный Минздравом, поэтому безопаснее будет все же ее ставить.
Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.
Показания одометра
Теперь километры пробега нельзя визировать только штампом уполномоченного работника. С 1 марта допускается только один вариант – подпись сотрудника с фамилией и инициалами. В перечне обязательных реквизитов теперь нет и показаний одометра по окончании рейса. Однако в Порядке заполнения (от 18.09.2008 № 152) все еще есть оговорка о том, что показания снимаются дважды. Поэтому будет надежнее фиксировать и показания одометра по возвращении машины на парковку.
Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника. Теперь подпись стала обязательна. Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить.
Ответственность за нарушения
При выявлении несоответствий в путевых листках организация рискует столкнуться с санкциями не только со стороны налоговой инспекции, ведь правильность их оформления в настоящее время контролируется сразу несколькими ведомствами.
Размеры штрафов за разного рода нарушения
1. Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре.
Кто в праве оштрафовать и на сколько:
- Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ) - от 110 000 до 130 000 руб. (на компанию), от 15 000 до 25 000 руб. (на гендиректора).
- ГИБДД (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) – 30 000 руб. (на компанию), 5 000 руб. (на гендиректора), 3000 руб.* (на водителя).
- Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ) - от 30 000 до 50 000 руб. (на компанию), от 2000 до 3000 руб. (на гендиректора), от 1000 до 1500 руб. (на водителя).
- Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) - 30 000 руб. (на компанию), 5000 руб. (на гендиректора), 3000 руб.* (на водителя).
2.Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля.
Кто в праве оштрафовать и на сколько:
- ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) - 30 000 (на компанию), 5000 руб. (на гендиректора), 3000 руб.* (на водителя).
- Росздравнадзор (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) - - 30 000 (на компанию), 5000 руб. (на гендиректора), 3000 руб.* (на водителя).
3.Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля.
Кто в праве оштрафовать и на сколько:
- Налоговая инспекция (п. 1 ст. 122 НК РФ) - 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (на компанию).
Продолжение читайте в комментариях...