Считаем показатели среднесписочной и средней численности работников
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2019.
Анна Воробьева, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».
Показатели средней и среднесписочной численности работников надо рассчитывать для заполнения отчетных форм, представляемых в Росстат (например, формы П-4, 1-Т). Рассмотрим, как верно рассчитать эти показатели и отчитаться по ним.
Зачем нужны показатели
Показатель среднесписочной численности необходим для:
• заполнения отчета «Сведения о среднесписочной численности за прошедший год» для ИФНС;
• определения формы представления отчетности в налоговую инспекцию: согласно абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых предшествующий календарный год превышает 100 человек, сдают отчетность в электронном виде;
• определения формы представления расчета по страховым взносам: на основании п. 10 ст. 431 НК РФ плательщики, у которых среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, представляют отчет в электронном виде;
• заполнения расчета по форме 4-ФСС (поле «Среднесписочная численность работников») (п. 5.15 Порядка заполнения формы расчета по начисленными уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения, утвержденного Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 №381);
• расчета суммы налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, если учреждение использует для расчета показатель среднесписочной численности (п. 2ст. 288 НК РФ). Доходы и расходы казенного учреждения, связанные с исполнением государственных функций, в том числе с оказанием государственных услуг, не учитываются в целях налогообложения прибыли (пп. 33.1 п.1 ст. 251, п. 48.11 ст. 270 НК РФ). Однако при реализации казенным учреждением товаров и услуг такие доходы подлежат включению в базу по налогу на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 249 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.07.2015 № 03-03-03/40083, направленное Письмом ФНС РФ от 21.07.2015 № ЕД-4-3/12819).
Показатель средней численности работников используется для того, чтобы определить возможность применения казенным учреждением системы налогообложения в виде ЕНВД, а также чтобы узнать, не утратило ли учреждение право на применение этой системы налогообложения (пп. 1 п. 2.2, п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-11-06/3/19830).
Порядок расчета
Для расчета среднесписочной численности следует руководствоваться Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденными Приказом Росстата от 22.11.2017 №772.
В НК РФ понятие среднесписочной численности не определено.
В среднесписочную численность включаются только работники, для которых учреждение является основным местом работы.
Полный перечень лиц, которых включают в списочную численность, приведен в п. 77 Указаний, а перечень лиц, не включаемых в списочную численность, – в п. 78 Указаний.
Среднесписочная численность отличается от средней тем, что в нее не включают внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.
При расчете среднесписочной численности за месяц надо сложить среднесписочную численность полностью занятых работников и среднюю численность не полностью занятых работников. При этом необходимо учитывать следующие нюансы.
К не полностью занятым относятся работники, которые трудятся неполное время по соглашению с работодателем. Если неполное время полагается по закону, такие работники учитываются как полностью занятые (п. 79.3 Указаний).
Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца (п. 76 Указаний). Например, если списочная численность с 1 по 20 января – 89 человек, а с 21 по 31 января – 88, то среднесписочная численность за январь – 88,6 человека ((20 дн. х 89 чел. + 11 дн. х 88 чел.) / 31 дн.). Согласно п. 79.4 Указаний численность показывается в целых единицах, то есть в рассматриваемом примере она будет показана как 89 человек.
В списочную численность включаются все полностью занятые работники, которые числятся в учреждении на конкретный день (в том числе те, которые были в отпуске или на больничном).
Не учитываются работники, которые находятся в отпусках по беременности и родам, неоплачиваемых учебных отпусках и не работают, находясь в отпуске по уходу за ребенком. Если в отпуске по уходу за ребенком работник трудится неполное рабочее время, он включается в расчет (п. 79.1 Указаний).
Списочная численность в выходные и праздники равна численности за предшествующий рабочий день (п. 76 Указаний). Например, если работник уволился в пятницу, его надо включить в списочную численность за субботу и воскресенье.
Среднесписочная численность за год, квартал и другой период больше месяца рассчитывается на основе среднесписочной численности за каждый месяц этого периода (п. 79.6, 79.7 Указаний). Например, если среднесписочная численность в январе – 89 человек, в феврале – 90, в марте – 93, то среднесписочная численность за I квартал составит с учетом округления 91 человек =(89 + 90 + 93) / 3.
Для расчета средней численности не полностью занятых работников за месяц в п. 79.3 Указаний рекомендована следующая формула:
Средняя численность не полностью занятых работников = КЧО/КЧМ,
где КЧО – это количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц, а КЧМ – количество рабочих часов в месяце.
Количество рабочих часов в месяце определяется по производственному календарю. По общему правилу в отработанное время включаются и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день учитывается столько же часов, сколько сотрудник отработал в последний день перед отпуском или больничным.
Продолжение в комментариях