5 заблуждений, которые мешают вам упростить рабочий процесс.
Электронный документооборот становится все более востребованной областью IT-технологий, которая облегчает ежедневную работу и помогает наладить быстрый и качественный процесс обмена документами. Из-за большого количества решений с разнообразным функционалом она стала обрастать догадками и заблуждениями. Мы развеем самые актуальные из них.
Заблуждение №1. «Электронный документооборот – это дорого».
Когда-то это утверждение было вполне справедливо, но сегодня оно стало мифом из-за большого выбора выгодных предложений на рынке IT-технологий. При действующем договоре сопровождения программ «1С» вы можете подключить услугу бесплатно.
Более того, перейдя на обмен документами в электронном виде, вы сократите не только потраченное время, но и денежные затраты на расходные материалы до 70%. Посчитайте свои издержки за месяц на бумагу, заправку картриджа и почтовые отправки. Половину этой суммы вы тратите только на то, чтобы распечатать и отправить нужные договора вашим контрагентам. А теперь умножьте эту сумму на 12 и узнайте, сколько вы можете сэкономить в год, используя электронный обмен документов.
С ЭДО вы получаете выгоду в долгосрочной перспективе. Отказываясь от дополнительных затрат на бумагу, заправку картриджей, почтовые пересылки, услуги курьера, вы экономите небольшие суммы денег каждый месяц, которые через год обернутся значительным капиталом.
Заблуждение №2. «Пользоваться ЭДО сложно, нужно проходить долгое обучение».
Внедрить электронный документооборот в организацию просто, если выбрать правильное решение. Если вы работаете в «1С», лучше использовать программу, разработанную на ее основе. Вам не придется проходить обучение и осваивать новые процессы. Пользуйтесь привычным интерфейсом и, вместо отправки на печать, используйте кнопку «Отправить» выбранному контрагенту. Чтобы освоить это изменение, вам не потребуется много времени.
Если вы работаете в «1С», мы предлагаем использовать «1С-ЭДО». Это решение разработано для обмена счетами-фактурами, актами выполненных работ и др. документами с контрагентами и налоговой службой. «1С-ЭДО» встраивается в «1С» и не требует установки дополнительных программ.
Заблуждение №3. «Юридическую значимость имеют только бумажные документы».
Электронные документы имеют такую же юридическую значимость для отчетных органов, как и бумажные.
Приказ ФНС РФ № ММВ-7-2/168 от 17.02.2011 года позволяет организациям представлять электронные документы в ответ на поступившее требование налоговой службы.
Приказ ФНС РФ № ММВ-7-6/465 от 29.06.2012 года разрешает направлять скан-образы бумажных документов через интернет.
Федеральный Закон №347‑ФЗ от 01.01.2015 г. обязывает представлять налоговую декларацию только в электронном виде.
Очевидно, что работники налоговой службы поощряют такой способ представления документов, ведь он ускоряет процесс сверки и сокращает количество ошибок в документации.
Заблуждение №4. «Использование электронного документооборота небезопасно».
Решения для ЭДО не уступают другим корпоративным приложениям в обеспечении конфиденциальности и сохранности документов.
Например, программа «1С-ЭДО» обеспечивает не только передачу, но и сохранность электронных документов. Электронный архив уже встроен в «1С:Предприятие 8», а его резервная копия создается нажатием кнопки.
Также вы можете разграничить права пользователей и установить количество сотрудников, имеющих доступ к определенным документам.
Таким образом, решения для электронного обмена документами предоставляют много возможностей защитить ваши данные, вам остается только следовать правилам обеспечения IT-безопасности.
Заблуждение №5. «Нельзя переходить на электронный документооборот из-за контрагентов, которые все еще используют бумажные документы».
Если не все ваши контрагенты готовы перейти на ЭДО и продолжают работу с бумажными носителями, вам не обязательно отказываться от электронных документов. Электронный документооборот гармонично сочетается с бумажным. Главное – грамотно выстроить внутренние процессы в компании и создать упорядоченный архив документов.
Организуйте архив документов с учетом специфики деятельности вашей компании. К примеру, программа «Скан-Архив» поможет перевести бумажный архив в электронный и закрепить его в базе «1С». Вы сможете быстро найти нужный документ, легко подготовиться к проверке и контролировать возврат документов от контрагентов.
