Учитываем учебный отпуск в «1С»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», май 2019.
Марина Ерейская, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Все чаще организации принимают на работу молодых и перспективных сотрудников, которые, как правило, совмещают работу с получением образования. А во время сессии для таких сотрудников требуется оформить приказ об учебном отпуске. Расскажем, как правильно провести данную операцию и отразить ее в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Кому положен учебный отпуск?
Трудящимся, совмещающим работу с обучением, предоставляется учебный отпуск с сохранением среднего заработка (гл. 26 ТК РФ). Но следует обратить внимание, что данный отпуск могут получить учащиеся на заочной или очно-заочной форме обучения, получающие первое высшее или же среднее профессиональное образование.
Кроме этого, следует учитывать, что данный вид отпуска полагается только сотрудникам, находящимся в штате организации по основному месту работы. То есть у сотрудника должен быть заключен трудовой договор с организацией. Следовательно, отпуск не оформляется лицам, работающим по гражданско-правовым договорам и совместителям.
Чтобы с точностью определить все нюансы для предоставления данного отпуска и не допустить нарушения трудовых норм, рекомендуется руководствоваться гл. 26 ТК РФ.

Оформление приказа об учебном отпуске
Данный приказ объясняет причину отсутствия сотрудника на рабочем месте, является основанием для проведения расчетов по оплате за отпускное время.
Для оформления приказа работник должен предоставить пакет документов, включающий:

Справку-вызов, документ, выдаваемый учебным заведением.
Заявление – документ, написанный в свободной форме, с просьбой сотрудника предоставить отпуск на время учебы.

Оформление самого приказа осуществляется свободно или по стандартным формам, например, Т-6 (Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Данная форма является рекомендованной, так как ее просто и удобно заполнять, но она не обязательна.
В форме Т-6 заполняется:

Наименование организации, номер и дата составления.
Информация о работнике.
Причина отсутствия, а также сохраняется ли заработная плата.
Длительность отпуска в календарных днях.

Оплата учебного отпуска
Оформление приказа является основанием для проведения оплаты и выдачи денежных средств. Оплачиваются все дни, в том числе выходные и праздники. Если говорить о сроках выплаты, то ТК РФ устанавливает, что выплата должна осуществляться не позже трех дней до начала учебного отпуска. Даты оформления самого приказа нигде не регламентируется, но следует опираться на установленные рамки по выплате.

Начисление оплаты в «1С:ЗУП»
Первым делом, для того чтобы зарегистрировать учебный отпуск, следует в помощнике «Начальной настройки программы» или же в настройках расчета зарплаты («Настройка»_****– «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний») на закладке «Отпуска» установить флажок «Учебные отпуска».
Когда данный флажок будет установлен, в справочнике «Виды отпусков» появится новый вид «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Кроме этого, в разделе «Начисления» станет доступным такой вид, как «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Чтобы произвести расчет и начисление оплачиваемого учебного отпуска, следует зайти в раздел «Зарплата» – «Отпуска» – «Создать». Далее заполняем все необходимые реквизиты. В поле «Месяц» обозначается месяц регистрации расчетов, произведенных в документе. Также выбирается «Организация», проставляется «Дата» и «Сотрудник».
На закладке «Дополнительные отпуска, отгулы» следует активировать флажок «Предоставить дополнительный отпуск». В табличной части используем кнопку «Добавить», после чего в колонке «Вид отпуска» указываем необходимый нам вариант. В данном случае это «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)». Заполняем все активные позиции в табличной части «Период отпуска», «Основание». Также для пользователя есть возможность указать дни отгулов, если сотрудник захотел присоединить их к своему отпуску. Эта функция доступна, только если в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – «Учет отсутствий» установлен флажок «Отгулы». Такая позиция заполняется всеми накопленными отгулами сотрудника и может меняться вручную.
Рассмотрим закладку «Основной отпуск». Следует снять флажок «Отпуск», так как данный вид отпуска не присоединяется к ежегодному.
В разделах «Начислено», «Удержано», «Средний заработок» отображаются автоматические расчеты документа. Следует обратить внимание на кнопку с зеленым карандашиком: при нажатии на него можно получить подробную информацию о расчетах или же внести изменение данных, например, для расчета среднего заработка.
Поле «Выплата» указывается, когда планируется совершить выплату.
На закладке «Начислено» можно узнать все подробности начисления, а на закладке «Дополнительно» найти информацию о способе отражения начисления в бухгалтерском учете. Остается только провести документ.