Как ИТ-компания решила проблему создания электронного архива в своем офисе

Вложение 508

Большое количество бумажных документов и регулярные сверки с поставщиками и заказчиками – головная боль многих компаний, работающих в сфере торговли и предоставления услуг. Основным решением в таких случаях становится электронный архив бумажных документов, который обеспечивает быстрый доступ к нужным документам. Но выбрать подходящую программу не так уж просто! С этой задачей столкнулась компания «ГЭНДАЛЬФ» – лидер в ЮФО по автоматизации бюджетных и коммерческих организаций на базе «1С:Предприятия». Анализ рынка показал, что предложенные решения недостаточно эффективны для внедрения в компании c огромным документооборотом. Ведь к некоторым проверкам компании необходимо предоставить до 2 000 документов! Было принято решение разработать собственную программу для создания электронного архива бумажных документов на базе «1С».

Проблема

ГК «ГЭНДАЛЬФ» является крупнейшим дистрибьютором программного обеспечения. Этот бизнес подразумевает огромный поток документов от поставщиков и покупателей, который требует постоянного контроля. Кроме того, трудоемкость сбора документов при проверках стала большой проблемой для отдела бухгалтерии.

Ольга Шолохова, руководитель отдела бухгалтерии ГК «ГЭНДАЛЬФ»: «Раньше наш архив не был систематизирован так хорошо и находился в двух помещениях. Когда налоговые органы запрашивали документы, приходилось выискивать первичку среди полок, заставленных коробками. Толстые сшивы нужно было найти, расшить, сделать копии и сшить снова. Чтобы найти счет-фактуру, нужно было перебрать около сотни коробок».


Решение

В 2012 году команда разработчиков ГК «ГЭНДАЛЬФ» получила задачу на создание программы, основной целью которой стал контроль наличия и обеспечение мгновенного доступа к копиям документов. В итоге была создана программа «Скан-Архив», которая автоматизировала процесс поиска документов и ускорила его на 75%.

Ольга Шолохова, руководитель отдела бухгалтерии ГК «ГЭНДАЛЬФ»: Разработчики передали нам тестировать «Скан-Архив» в реальной работе. Мы выделили ответственного бухгалтера, который еженедельно предоставлял отчеты по работе в программе – что не удобно, какие функции можно добавить, а какие не нужны вовсе. С нашей подачи были дописаны улучшения и оптимизированы некоторые возможности, например, возможность отмечать в базе документы, оригиналы которых есть в наличии. И тестирование это не закончилось, так как программой мы пользуемся до сих пор. Хоть предложения поступают уже не так часто, они отражены в новых релизах программы».


Что изменилось

Бухгалтерский отдел ГК «ГЭНДАЛЬФ» ушел от бумажных форм к электронному архиву скан-копий документов, который доступен прямо из «1С». Работа в программе позволила упорядочить архив скан-копий прямо в базе, контролировать возврат документов и легко находить документы по запросу контрагентов или контролирующих органов за несколько минут.

Ольга Шолохова, руководитель отдела бухгалтерии ГК «ГЭНДАЛЬФ»: Теперь при встречных проверках по какому-нибудь покупателю или поставщику мы задаем нужные параметры, делаем сортировку в базе, по ней «проваливаемся» в нужный документ и распечатываем всю стопку. Сейчас мы готовимся к проверке за 3-4 часа, до этого на сбор всех бумаг уходило около недели!»

Майорова Виктория, заместитель руководителя отдела бухгалтерии ГК «ГЭНДАЛЬФ»: «Как помогает «Скан-Архив? – Также, как первичный документ, который доступен вам в любой момент. При сдаче отчетности по НДС или налогу на прибыль мы уверены, что все указанные значения подтверждены документально. Потому что под рукой у нас есть скан-копия, которая подтвердит эти все цифры при запросе из налоговой».


Трудности перехода

Переход на электронный архив не так прост, как описывают многие компании, – бухгалтеры отмечают трудоемкий процесс сканирования поступающих документов, который необходим для обеспечения быстрого к ним доступа. Но и с этой задачей можно справиться, подстроив свои бизнес-процессы под новую технологию. Внедрив «Скан-Архив», отдел бухгалтерии ГК «ГЭНДАЛЬФ» прошел все эти этапы.

Ольга Шолохова, руководитель отдела бухгалтерии ГК «ГЭНДАЛЬФ»: «Раньше мы раскрепляли все документы и убирали скобы, чтобы отсканировать поступившую первичку. Это казалось нам непривычным. Затем мы просто изменили схему передачи документов в бухгалтерию от менеджеров. Теперь нам передают документы без скоб – в сшиве, который нужно просто разрезать. К сшиву делается реестр документов в базе – к которому мы и прикрепляем готовые скан-образы. Такой простой фокус сократил время на сканирование в разы! Кроме того, сейчас мы часто используем УПД (универсальный передаточный документ), который заменяет стопку накладных для сканирования».


Основное преимущество программы «Скан-Архив» в том, что она разработана не столько для продажи, сколько для решения насущных задач крупной ИТ-компании. Именно поэтому «Скан-Архив» – максимально удобное и функциональное решение для создания электронного архива бумажных документов.