Графики документооборота в организации
Показано с 1 по 6 из 6

Тема: Графики документооборота в организации

  1. #1
    Администратор Glbyh.Ru Аватар для Spartak
    Регистрация
    20.05.2012
    Адрес
    Москва
    Сообщений
    104

    Графики документооборота в организации

    График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

    Этапы документооборота

    Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.


    Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

    Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

    Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

    Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

    Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, то есть свой документооборот. Однако для всех документов существуют 5-ть основных этапов:

    1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

    2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

    3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

    4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

    • таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
    • группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
    • контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

    5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

    Сроки хранения первичных документов

    Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000 г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

    В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. № 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

    В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

    Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

    График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

    График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

    График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

    Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

    Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

    Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
    Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. № 04-14/24-204)

    Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
    Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

    Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

    Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

    В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

    Рабочий план счетов бухгалтерского учёта, другие документы учётной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз.

    Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несёт руководитель организации.

    Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

    Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

    В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

    В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

    Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

    В этой теме будут находиться всевозможные графики документооборота предприятий. Выложу графики документооборота, которые я вместе с коллегами делал и в дальнейшем использовал на комбикормовом заводе.

    Если у кого-то есть хорошие графики документооборота, выкладывайте их здесь, коллегам они пригодятся в работе. Точно также другие бухгалтера поделятся с вами своей информацией и наработками в других областях бухгалтерского учета и таким образом помогут вам. Взаимный обмен опытом важен для профессионального роста и развития не только в бухучёте.

    Форум бухгалтеров и аудиторов Glbyh.Ru - начисление водного налога, недостатки аккредитива, правила расчёта страхового стажа, расчёт больничных листов, налогообложение.
    Вложения Вложения
    Виджеты для Яндекса. Делай, что можешь, с тем, что имеешь, там, где ты есть.

  2. # ADS
    Главный бухгалтер
    Регистрация
    07.11.2013
    Адрес
    Advertising world
    Сообщений
    1320
     

  3. #2
    Администратор Glbyh.Ru Аватар для Spartak
    Регистрация
    20.05.2012
    Адрес
    Москва
    Сообщений
    104

    Сообщение Re: Графики документооборота в организации

    Ещё графики документооборота
    Виджеты для Яндекса. Делай, что можешь, с тем, что имеешь, там, где ты есть.

  4. #3
    Бухгалтер Аватар для Снежана
    Регистрация
    26.07.2012
    Адрес
    Новосибирск
    Сообщений
    91

    Сообщение Re: Графики документооборота в организации

    Здравствуйте! У меня есть очень хороший график документооборота.

    Движение документов в определённой последовательности: Наименование документа => Создание (получение) документа => Проверка документа => Обработка документа => Передача в архив.

    В этом графике документооборота отражён учёт и движение:

    1. ТМЦ, Подотчетные лица, Основные средства;
    2. Банковские, платёжные документы;
    3. Касса;
    4. Реализация, Поступление, Возврат, Списание товара со склада;
    5. Документы по услугам (входящие/исходящие); Документы по скидкам, премиям (входящие/исходящие);
    6. Заработная плата;
    7. Организационно - распорядительные документы, кадровая работа.

    Всем рекомендую. Делюсь с вами.
    Вложения Вложения

  5. #4

    Сообщение Re: Графики документооборота в организации

    Вполне неплохой график документооборота отдела кадров.

    Движение документов имеет следующий вид: Наименование документа => Составление документов => Оформление документов => Обработка документов => Оперативное хранение документов => Архивное хранение документов.

    Он состоит из следующих разделов:

    1. Прием на работу;
    2. Перевод на другую работу;
    3. Перевод на работу к другому работодателю;
    4. Поощрение работника;
    5. Наложение дисциплинарного взыскания;
    6. Предоставление отпуска без сохранения заработной платы;
    7. Предоставление отпуска с последующим увольнением в связи с истечением срока трудового договора.
    Вложения Вложения

  6. #5

    Re: Графики документооборота в организации

    Добрый день! Большое спасибо! Очень помогли!

    Долго искала хорошие графики документооборота и вот нашла их здесь! Здорово!

  7. #6

    По умолчанию Re: Графики документооборота в организации

    Спасибо, а то всегда остро стоит вопрос обмена информацией с кадровой службой.

Похожие темы

  1. Касса в филиале организации
    от ludichok в разделе Зарплата и кадры
    Ответов: 3
    Последнее сообщение: 30.06.2014, 15:05
  2. Составление бюджета организации
    от Ekonomist в разделе Делимся опытом
    Ответов: 0
    Последнее сообщение: 09.05.2014, 18:43
  3. Основы организации бюджетного учёта
    от Виктория в разделе Учёт в бюджетных организациях
    Ответов: 1
    Последнее сообщение: 22.10.2013, 09:02
  4. Учёт материалов в бюджетной организации
    от Виктория в разделе Учёт в бюджетных организациях
    Ответов: 0
    Последнее сообщение: 15.01.2013, 05:44
  5. Справочники расходов организации
    от Spartak в разделе Обмен документами, бланки отчётности
    Ответов: 0
    Последнее сообщение: 28.12.2012, 22:06