Хранение требований-накладных и передача их в архив

[Оксана Василенко]

Добрый день. Списываю материалы документом требование-накладная. Подскажите, когда нужно сшивать эти документы и убирать в архив? Как правильно сшить, нужна ли какая-то опись документов? И кто подписывает, если у нас в штате только директор, бухгалтер и водитель? Заранее спасибо!

[Оксана]

Добрый день. Списываю материалы документом требование-накладная. Подскажите когда нужно сшивать эти документы и убирать в архив?

Здравствуйте! У нас в бухгалтерии накладные на списание по форме М-11 складываются в папку ежедневно. Папки формируются помесячно, то есть например январь, февраль, март, апрель и т.д. По мере накопления в бухгалтерии папок с накладными М-11, они относятся в отдельный кабинет и хранятся там в металлических шкафчиках.

Как правильно сшить, нужна ли какая-то опись документов? И кто подписывает, если у нас в штате только директор, бухгалтер и водитель?

Перед тем, как отнести на хранение, эти папочки с требованиями накладными сшиваются. Все документы в папке пронумеровываются, составляется реестр накладных, потом сшиваются с 4-мя проколами, к обратной стороне последнего листа, подкладывается ещё один чистый лист и наклеивается пометка "прошито и пронумеровано и скреплено печатью" и далее опечатывается и подписывается генеральным директором и главным бухгалтером.

[Hellenica]

Сроки хранения бухгалтерских требований-накладных составляют 5 лет.

За организацию хранения регистров и документов бухгалтерского учёта отвечает руководитель учреждения (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Сохранность, оформление и передачу в архив бухгалтерских документов обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность – штраф для должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

[Виктория]

Для хранения документов организация создает архивы в соответствии с ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Требования-накладные до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные требования-накладные текущего месяца, комплектуются в хронологическом порядке, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов из бухгалтерии и из архива компании работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

[William]

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

• Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. № БГ-3-09/198;
• п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005 г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", которая была утверждена Приказом № 02-213 от 7.12.1992 г.;
• п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.);
• ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Как правильно сшить, нужна ли какая-то опись документов? И кто подписывает, если у нас в штате только директор, бухгалтер и водитель?

Можете посмотреть здесь: Как правильно сшивать бухгалтерские документы.