СЭД «Скан-Архив»
5 заблуждений, которые мешают вам упростить рабочий процесс.
Электронный документооборот становится все более востребованной областью IT-технологий, которая облегчает ежедневную работу и помогает наладить быстрый и качественный процесс обмена документами. Из-за большого количества решений с разнообразным функционалом она стала обрастать догадками и заблуждениями. Мы развеем самые актуальные из них.
Заблуждение №1. «Электронный документооборот – это дорого».
Когда-то это утверждение было вполне справедливо, но сегодня оно стало мифом из-за большого выбора выгодных предложений на рынке IT-технологий. При действующем договоре сопровождения программ «1С» вы можете подключить услугу бесплатно.
Более того, перейдя на обмен документами в электронном виде, вы сократите не только потраченное время, но и денежные затраты на расходные материалы до 70%. Посчитайте свои издержки за месяц на бумагу, заправку картриджа и почтовые отправки. Половину этой суммы вы тратите только на то, чтобы распечатать и отправить нужные договора вашим контрагентам. А теперь умножьте эту сумму на 12 и узнайте, сколько вы можете сэкономить в год, используя электронный обмен документов.
С ЭДО вы получаете выгоду в долгосрочной перспективе. Отказываясь от дополнительных затрат на бумагу, заправку картриджей, почтовые пересылки, услуги курьера, вы экономите небольшие суммы денег каждый месяц, которые через год обернутся значительным капиталом.
Заблуждение №2. «Пользоваться ЭДО сложно, нужно проходить долгое обучение».
Внедрить электронный документооборот в организацию просто, если выбрать правильное решение. Если вы работаете в «1С», лучше использовать программу, разработанную на ее основе. Вам не придется проходить обучение и осваивать новые процессы. Пользуйтесь привычным интерфейсом и, вместо отправки на печать, используйте кнопку «Отправить» выбранному контрагенту. Чтобы освоить это изменение, вам не потребуется много времени.
Если вы работаете в «1С», мы предлагаем использовать «1С-ЭДО». Это решение разработано для обмена счетами-фактурами, актами выполненных работ и др. документами с контрагентами и налоговой службой. «1С-ЭДО» встраивается в «1С» и не требует установки дополнительных программ.
Заблуждение №3. «Юридическую значимость имеют только бумажные документы».
Электронные документы имеют такую же юридическую значимость для отчетных органов, как и бумажные.
Приказ ФНС РФ № ММВ-7-2/168 от 17.02.2011 года позволяет организациям представлять электронные документы в ответ на поступившее требование налоговой службы.
Приказ ФНС РФ № ММВ-7-6/465 от 29.06.2012 года разрешает направлять скан-образы бумажных документов через интернет.
Федеральный Закон №347‑ФЗ от 01.01.2015 г. обязывает представлять налоговую декларацию только в электронном виде.
Очевидно, что работники налоговой службы поощряют такой способ представления документов, ведь он ускоряет процесс сверки и сокращает количество ошибок в документации.
Заблуждение №4. «Использование электронного документооборота небезопасно».
Решения для ЭДО не уступают другим корпоративным приложениям в обеспечении конфиденциальности и сохранности документов.
Например, программа «1С-ЭДО» обеспечивает не только передачу, но и сохранность электронных документов. Электронный архив уже встроен в «1С:Предприятие 8», а его резервная копия создается нажатием кнопки.
Также вы можете разграничить права пользователей и установить количество сотрудников, имеющих доступ к определенным документам.
Таким образом, решения для электронного обмена документами предоставляют много возможностей защитить ваши данные, вам остается только следовать правилам обеспечения IT-безопасности.
Заблуждение №5. «Нельзя переходить на электронный документооборот из-за контрагентов, которые все еще используют бумажные документы».
Если не все ваши контрагенты готовы перейти на ЭДО и продолжают работу с бумажными носителями, вам не обязательно отказываться от электронных документов. Электронный документооборот гармонично сочетается с бумажным. Главное – грамотно выстроить внутренние процессы в компании и создать упорядоченный архив документов.
Организуйте архив документов с учетом специфики деятельности вашей компании. К примеру, программа «Скан-Архив» поможет перевести бумажный архив в электронный и закрепить его в базе «1С». Вы сможете быстро найти нужный документ, легко подготовиться к проверке и контролировать возврат документов от контрагентов.
Здравствуйте, а что это за программа Скан-Архив? Можно узнать подробнее о её функциональности и предназначении?
Здравствуйте, Михаил. Эта программа переводит бумажные документы в скан-копии и прикрепляет их в «1С» в потоковом режиме. Пользователь может хранить документы прямо в базе и легко проверять полноту возвращенных документов (отсутствующие отмечены в базе).
Документы можно сканировать на обычном сканере и прикреплять их в 1:С. Зачем нужна эта программа если есть сканер? В 1:С сейчас имеется возможность прикреплять документы прямо в программе (говорю за 1:С Бухгалтерию 8.3).Сообщение от Gendalf
Здравствуйте, Ксения. "Скан-Архив" автоматически распознает документы по реквизитам или штрихкодам, автоматически подкрепляет их к нужным документам в базе. Позволяет быстрого находить документы по заданным параметрам. Также он может предоставлять отчетность о наличии или отсутствии документов.
В архиве должны храниться оригиналы документов на бумажном носителе, а не в электронном виде. Например срок хранения бухгалтерских требований-накладных составляет 5 лет. В соответствии со ст. 17 Закона №129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Безусловно, Оксана, законы никто не отменял.А у Вас большой бумажный архив? Удобно искать документы, когда готовитесь к проверкам? Сколько времени Вы тратите на поиск? Не проще было бы работать со скан-копиями прямо в "1С", зная точно, какие документы вернулись от контрагентов, а какие нет?
Конечно, никто не говорит об уничтожении бумажного архива... Скорее речь идет об удобной работе с ним, о сокращении времени на подготовку отчетности, о постоянном контроле возврата документов...Очень удобно, если у Вашего предприятия есть филиалы, все смогут работать с документами из одной базы...
Кстати, если Ваш бумажный архив занимает много места в офисе, его можно вывезти загород, где более дешевые помещения. Он не нужен будет под рукой, так как все будет в "1С".
Архив небольшой.
Проверки бывают не часто. При проверке налоговые инспекторы запрашивают копии бухгалтерских документов на бумажном носителе подписанные генеральным директором и с поставленной печатью.
Налоговые обязаны принимать сканы. Единственный случай, когда они могут требовать бумажные документы - это суд.
Каким нормативно-правовым актом это предусмотрено?
Ответить с цитированием
