Как организовать хранение бухгалтерских документов
Показано с 1 по 7 из 7

Тема: Как организовать хранение бухгалтерских документов

  1. #1
    Старший бухгалтер
    Регистрация
    17.08.2015
    Сообщений
    134

    Лампочка Как организовать хранение бухгалтерских документов

    Чтобы обеспечить сохранность важной документации, многие компании создают собственный архив. Положение Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» позволяет это любым организациям, более того, как хранить документы, руководитель компании решает самостоятельно.
    2 способа создания архива в компании
    1 способ – самый распространенный – хранение бухгалтерских документов в бумажном виде в офисе компании либо в специально-арендованном помещении.
    Мы выбрали 3 наиболее важных совета по хранению бумажного архива:
    · Если в помещении много солнечного света, используйте жалюзи или храните бумаги на закрытых полках, чтобы избежать выцветания или порчи документов до окончания сроков их хранения.
    · Если офис находится на первом или втором этаже, поставьте оконные решетки, в целях предотвращения несекционного доступа или кражи.
    · Создайте систематизированный перечень (по месту и номеру) каждой единицы в архиве. Это поможет упорядочить хранение бухгалтерских документов и сократить время на поиски в архиве.
    Становится ясно, что данный способ вызывает неудобства, связанные с риском их потери при чрезвычайных ситуациях или кражах, а также неоправданными временными затратами сотрудников, которые будут тратить большую часть рабочего времени на поиски.
    Если вы не хотите столкнуться с подобными трудностями, выбирайте 2 способ – хранение бухгалтерских документов в электронном виде. Воспользуйтесь решением для создания электронного архива, которое позволит избавиться от риска потери важной документации и получать доступ к любому документу нажатием клавиши.
    ГК «ГЭНДАЛЬФ» предлагает использовать «Скан-Архив» – программу, которая переводит любой документ в скан-копию и прикрепляет ее к базе «1С: Предприятие 8».
    С помощью «Скан-Архива» хранение бухгалтерских документов становится легкой задачей. Вам не нужно волноваться об их сохранности, устанавливать новое программное обеспечение или проходить долгое обучение.
    · Хранение бухгалтерских документов в электронном виде поможет избежать потери важной документации при пожаре, залитии или краже. Бумажные оригиналы вы можете держать в специальном защищенном помещении, удаленном от офиса.
    · Структурированный архив электронных документов с удобным поиском по штрих-коду, контрагенту, дате сэкономит ваше время.
    · «Скан-Архив» имеет статус «1С:Совместимо», это означает, что компания «1С» оценила все преимущества программы и подтвердила, что она исправно функционирует в конфигурациях «1С:Предприятие 8». Вы сможете в знакомом интерфейсе вашей «1С».
    Почему хранение бухгалтерских документов в электронном виде – это просто
    Потому что «Скан-Архив» – простое и надежное решение для оптимизации работы с бумажными документами: копии, необходимые для работы, всегда под рукой, время поиска в архиве сократилось, и вы получаете доступ к нужному документу в 2 клика.

  2. # ADS
    Главный бухгалтер
    Регистрация
    07.11.2013
    Сообщений
    1320
     

  3. #2

    По умолчанию

    Да сейчас же очень много онлайн сервисов для хранения данных, в чем проблема то?

  4. #3

    По умолчанию

    А еще лучше обратиться в нормальную компанию за бух. помощью.

  5. #4

    По умолчанию

    Храните деньги в банке))

  6. #5
    Старший бухгалтер
    Регистрация
    17.08.2015
    Сообщений
    134

    По умолчанию

    omelia21, Да ладно, онлайн-сервисы? А если налоговая проверка, а у Вас апокалипсис - интернет не работает? А как же понятие конфиденциальности? Вдруг утечка информации и Ваши документы станут достоянием общественности? Опасно документы в облаках хранить...

  7. #6
    Старший бухгалтер
    Регистрация
    17.08.2015
    Сообщений
    134

    По умолчанию

    opossum, кстати, мы не только этот электронный архив разработали, но и услуги бухгалтерского и управленческого консалтинга оказываем. Так что если нужно, готовы!

  8. #7
    Старший бухгалтер Аватар для ИринаQ
    Регистрация
    30.09.2016
    Сообщений
    323

    По умолчанию

    вот теперь весь вопрос в стоимости Программы. Может будет дешевле какому-нибудь помощнику бухгалтера раз в квартал сканировать доки?

Похожие темы

  1. Хранение документов уволенных сотрудников
    от Оксана Василенко в разделе Кадровые документы
    Ответов: 18
    Последнее сообщение: 14.10.2016, 16:33
  2. Установка оборудования без документов
    от Natali30 в разделе Юридические вопросы
    Ответов: 5
    Последнее сообщение: 11.09.2015, 15:36
  3. Контроль возврата документов
    от Irina2014 в разделе Делимся опытом
    Ответов: 3
    Последнее сообщение: 15.09.2014, 19:52
  4. Хранение требований-накладных и передача их в архив
    от Оксана Василенко в разделе Делимся опытом
    Ответов: 4
    Последнее сообщение: 02.11.2013, 23:42
  5. Обработка первичных документов.
    от Maxtosha в разделе Бухгалтерские услуги, рекламные предложения
    Ответов: 7
    Последнее сообщение: 14.09.2013, 23:25