Современные образовательные учреждения начинают использовать электронные учебники (ЭУ) наравне с традиционными бумажными. Разбираемся, по какому закону образовательные учреждения могут закупать ЭУ и как следует их учитывать.
Краткое содержание статьи:
Часть 2:
1. Учет ЭУ в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»
2. Распространенные ошибки, допускаемые бухгалтерами при учете учебников
3. Полезная программа: «1С:Школьная библиотека»
Учет ЭУ в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»
Для оформления поступления электронных учебников в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.2.0, используется документ «Поступление ОС, НМА, НПА» (раздел «Основные средства, НМА, НПА»).
Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов рекомендуем заполнять реквизиты документа по следующим правилам:
• Дата документа должна соответствовать дате получения электронных учебников, указанной в накладной, полученной от контрагента.
• Внеоборотный актив – название соответствующего объекта капитальных вложений (элемент справочника «Основные средства, НМА, НПА»).
• Счет учета –106 31 «Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения» (либо 106 21 «Вложения в основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения»).
• «Количество» и «Сумма» – общие количество и сумма объектов по документам поступления.
• Закладка «Зачет аванса» не заполняется.
• В разделе «Бухгалтерская операция» в строчке «Типовая операция» выбираем «Поступление ОС, НМА, НПА по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам».
• В строке «Дебет» указываем вид затрат «Увеличение стоимости основных средств».
Далее оформляем принятие к учету объектов основных средств и начисление амортизации.
Документ «Принятие к учету ОС, НМА» формируется на основании документа «Поступление ОС, НМА, НПА» в случае, если одновременно нужно принять к учету объекты с различными инвентарными номерами. Без указания инвентарных номеров объекты можно принять к учету в разделе «Основные средства, НМА, НПА».
Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов в документе «Принятие к учету ОС, НМА, НПА» указывается:
• В строке «Вид поступления» – «Принятие к учету со счета 106 (приобретение)».
• На закладке «Общие сведения: МОЛ/Место хранения» – материально ответственное лицо и подразделение, в которое приходуются ОС.
• На закладке «Стоимость вложений» в строке «Объект вложений» – принимаемый к учету объект.
• На закладке «Основные средства, НМА, НПА» указываем счет учета 101.37 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения». «Срок полезного использования» при этом рассчитывается автоматически, но при необходимости можно изменить вручную. По гиперссылке «Отражение в учете» открывается форма «Настройка отражения в учете», где необходимо указать необходимые параметры для корректного начисления амортизации.
Распространенные ошибки, допускаемые бухгалтерами
1. Присвоение инвентарных номеров объектам библиотечного фонда.
Согласно п. 46 Инструкции №157н объектам библиотечного фонда (независимо от их стоимости) уникальный инвентарный порядковый номер присваивать не нужно.
2. Ведение аналитического учета в разрезе каждого объекта
В соответствии с п. 54 Инструкции №157н в отношении объектов библиотечных фондов аналитический учет не ведется. Учитываются такие объекты в регистре «Инвентарная карточка группового учета основных средств» (ф. 0504032).
Обратите внимание: для объектов библиотечных фондов открывается одна Инвентарная карточка (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.
Основание – приложение 5 к Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Таким образом, бухгалтерский учет не может являться источником аналитических данных о библиотечном фонде и служить инструментом по обеспечению сохранности объектов.
Образовательному учреждению следует побеспокоиться о наличии специализированного ПО в библиотеке для обеспечения учетных функций.
«1С:Школьная библиотека»
Для хранения, учета и использования новых электронных ресурсов необходима современная автоматизированная информационная библиотечная система (АИБС).
Так, АИБС «1С:Школьная библиотека» не только решает задачу автоматизации рабочих процессов библиотеки, но и обеспечивает хранение всех информационных ресурсов школы, быстрый доступ к ним и эффективный обмен между разными информационными системами.
«1С:Школьная библиотека» вошла в состав программного комплекса «1С:Управление школой», поставленного в российские школы в составе стандартного (базового) пакета лицензионного программного обеспечения «Первая ПОмощь 1.0» в рамках приоритетного национального проекта «Образование».
В пакете реализованы четыре группы пользователей. В зависимости от типа пользователя различаются и доступные ему функциональные возможности.
Библиотекарь отвечает за обработку изданий, обладает полным перечнем функций работы с читателями и располагает инструментами для работы с книгообеспеченностью образовательного учреждения.
Преподаватель получает доступ к необходимым именно в его деятельности отчетам (например, список книг по предметам, по тематическим урокам с возможностью настройки этих отчетов).
Читатели смогут находить книги по разным параметрам поиска, результаты которого используются для формирования электронной заявки на выдачу книг, а также могут просмотреть свой формуляр.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, март 2017
Константин Плескач, менеджер по работе с образовательным сектором ГК «ГЭНДАЛЬФ»
Наталия Субботина, методист отдела внедрения ГК «ГЭНДАЛЬФ»