Хранение документов уволенных сотрудников

[Оксана Василенко]

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как хранить документы уволенного сотрудника? В папке или сшивать? Если сшивать, то какие конкретно документы и в какой последовательности? Заранее спасибо!

[Арина]

Добрый вечер! Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют. Это обычная номенклатура: все приказы от первого до последнего. Год закончился - закрыли дело, открыли новое.

Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года - в отдельном номенклатурном деле. По отпускам - свое номенклатурное дело. Все документы должны формироваться в отдельные номенклатурные дела с начала и до конца года. Ничего никуда не выдергивается. Всё остается в хронологическом порядке.

Те заявления, которые являются основанием для приказов со сроком хранения 75 лет, хранятся 75 лет и формируются в отдельные папки при сдаче в архив.

Документы на уволенного работника хранятся отдельно от работающих, отдельно личная карточка работника Т-2, отдельно трудовые договоры. Документы должны быть разложены в номенклатурных делах по срокам хранения.

В конце года, приказы по прошлому году, личные карточки Т-2 на уволенных прошиваются, описываются, опечатываются и передаются в архив архивариусу (или в отдельный шкаф). Каждый документ должен быть в своём в номенклатурном деле.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

• личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
• обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
• текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.
• личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Напомним, что правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Далее целесообразно привести выписку из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 года, касающуюся некоторых кадровых документов:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
1	2	3	4
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
333	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Постоянно
334	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров	5 лет ЭПК
335	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 лет
336	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 лет ЭПК	О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет
337	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое):
	а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания	Постоянно
	б) работников	75 лет ЭПК
338	Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет ЭПК
339	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
340	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
341	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу	1 год
342	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования	Невостребованные - не менее 50 лет
343	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел	5 лет
344	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность	Постоянно
345	Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 лет ЭПК
346	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности	3 года
347	Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей	3 года
348	Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	15 лет	При отсутствии приказов - 50 лет
349	Список (штатно - списочный состав) работников	Постоянно
350	Списки:		При отсутствии лицевых счетов - 50 лет
	а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Постоянно
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Постоянно
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Постоянно
	г) работников	75 лет
	д) прошедших аттестацию	5 лет
	е) военнообязанных	3 года
	ж) кандидатов на выдвижение по должности	5 лет
	з) получающих персональные ставки, оклады	10 лет
351	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года
352	Переписка об оформлении командировок	5 лет	Для заграничных командировок - 10 лет ЭПК
353	Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных	3 года
354	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок	5 лет	При отсутствии приказов - 50 лет ЭПК
355	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок	5 лет
356	Графики предоставления отпусков	1 год
357	Карточки, указатели к приказам по личному составу	75 лет
358	Книги, журналы, карточки учета:		После увольнения
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 лет
	б) работников, направленных в командировки	5 лет
	в) военнообязанных	3 года
	г) отпусков	3 года
	д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	75 лет
	е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет
	ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	3 года
	з) выдачи командировочных удостоверений	5 лет

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Не забывайте, что сроки хранения документов разные, поэтому не нужно формировать в одно дело документы с различными сроками хранения.

[Арина]

Рекомендуется для отдела кадров вести следующую номенклатуру дел:

1. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2. Штатное расписание.

3. Положение об отделе кадров.

4. Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

5. Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6. Приказы о приеме, увольнении работников.

7. Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8. Приказы о командировании.

9. Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего времени.

15. Картотека личных дел работников.

16. Картотека трудовых книжек.

17. Картотека личных карточек работников (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)).

18. Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и другие).

19. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников.

20. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений.

21. Журнал учета военнообязанных.

22. Журнал учета приказов по личному составу (Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов).

23. Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров.

24. Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

25. Журнал учета личных заявлений работников.

26. Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы и так далее.

[Оксана Василенко]

Правильно ли я вас проняла:

1. Приказы о приеме, переводе, увольнении - в отдельную папку, а в конце года прошить?
2. Заявления о приеме на работу и об увольнении так же отдельно?
3. Трудовые договора отдельно, должностные инструкции и карточки Т-2 отдельно (непонятно только как их сшивать, каждый год? а если за год был уволен только один сотрудник?)
4. Получается в личном деле остаются копии паспорта, инн, снилс, диплом, военный билет, копия свидетельства о рождении ребенка и копии приказов о приеме и увольнении?
5. А куда подшивать заявления о предоставлении вычета на ребенка?

[Арина]

Правильно ли я вас проняла:
1. Приказы о приеме, переводе, увольнении - в отдельную папку, а в конце года прошить?

В вашем случае у вас должны получиться два дела на приказы. Одно дело на приказы со сроком хранения 75 лет и второе дело со сроком хранения 5 лет. В каждом деле может быть несколько томов (папок) если приказов много и численность сотрудников в компании большая. При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения.

Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000) имеют сроки хранения:

• 75 лет ЭПК;
• 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).

Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела - 5 лет.

Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.

При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ №1-к или №5-лс.

Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например, об отпуске - «о»: приказ № 1-о.

Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т.д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.

При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.

В дела с приказами по личному составу не помещаются документы - основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы - основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.

По завершении календарного (делопроизводственного) года указанные выше дела описываются, опечатываются, прошиваются и передаются в архив.

[Арина]

Правильно ли я вас проняла:
1. Приказы о приеме, переводе, увольнении - в отдельную папку, а в конце года прошить?

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет	Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет
О приеме на работу;	О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
О прекращении действия трудового договора;	Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переводе на другую работу;	О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;	О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;	О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;	О привлечении к сверхурочным работам;
О направлении в зарубежную командировку;	О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О поощрении работника;	О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об изменении фамилии;	Об отстранении от работы;
О назначении на должность;	О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
О совмещении должностей/профессий;	Об объявлении выговора.
Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об установлении надбавки к должностному окладу.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

[Арина]

Правильно ли я вас проняла:

2. Заявления о приеме на работу и об увольнении так же отдельно?

Если вы ведёте личные дела сотрудников, то заявление о приёме на работу хранится в личном деле сотрудника. Если вы не ведёте личные дела сотрудников, то тогда заявления о приёме на работу хранятся отдельно от приказов и рекомендуется их хранить в журнале учёта личных заявлений работников.

Заявления об увольнении рекомендуется хранить в журнале учёта личных заявлений работников, в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.

В конце календарного (делопроизводственного) года дело с заявлениями описывается, опечатывается, прошивается и передаётся в архив.

[Арина]

Напомню, о порядке ведения личных дел и их составе.

Согласно законодательству, личные дела сотрудников обязательно должны вестись на служащих государственные учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести личные дела по желанию. Но личное дело сотрудника на предприятии очень удобно, потому что вся информация на работника собрана в одном месте и при желании руководитель или кадровик легко могут получить необходимые сведения о работнике даже без его непосредственного участия.

При этом необходимо помнить, что все предприниматели должны вести личные карточки своих работников по унифицированной форме Т-2, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года № 1.

Указ Президента Российской Федерации от 01.06.1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» диктует порядок ведения личных дел федеральных государственных служащих, а Указ Президента Российской Федерации от 30.05.2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» поясняет порядок ведения личных дел гражданских государственных служащих.

Для прочих работников никакого порядка не установлено, поэтому личные дела на них можно вести так, как заведено на предприятии.

Формирование личного дела работника начинается после оформления приказа о приеме на работу. Обычно личные дела сотрудников ведут в папках-скоросшивателях.


Состав личного дела работника

Первым делом в личное дело сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о сотруднике.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

• заявление о приеме на работу;
• анкету сотрудника или автобиографию;
• трудовой договор, трудовое соглашение или контракт;
• резюме;
• личный листок по учету кадров (с дополнениями);
• копии документов об образовании;
• характеристику работника или рекомендательные письма;
• паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;
• копии документов о награждении или наложении взыскания;
• аттестационные листы;
• должностные инструкции;
• свидетельства, дипломы;
• списки изобретений, научных трудов;
• справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику;
• внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле.

[Арина]

Правильно ли я вас проняла:

3. Трудовые договора отдельно, должностные инструкции и карточки Т-2 отдельно (непонятно только как их сшивать, каждый год? а если за год был уволен только один сотрудник?)

Если вы ведёте личные дела, то тогда трудовые договоры и должностные инструкции подшиваете в личное дело.

Личное дело сотрудника ведётся до момента его увольнения с предприятия. После увольнения работника его личное дело передаётся на хранение в архив. В архиве документы также должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Срок хранения для личных дел сотрудников установлен 75 лет, личные дела руководителей хранятся постоянно (бессрочно). Прошивать дело нужно после его закрытия, то есть, когда работник увольняется.


Личную карточку форма №Т-2 нужно отдельно хранить. С увольнением сотрудника личная карточка Т-2 закрывается, но продолжает храниться в фирме. Если Вы будете сдавать дела в государственный архив, Вас обяжут прошить личные карточки уволенных сотрудников в дела по году увольнения в алфавитном порядке. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки №Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Её заводят при приёме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании.


Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?

Нет, нельзя. Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы №Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приёме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.


Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

[Арина]

Правильно ли я вас проняла:

4. Получается в личном деле остаются копии паспорта, инн, снилс, диплом, военный билет, копия свидетельства о рождении ребенка и копии приказов о приеме и увольнении?

Состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства. Обычно, личное дело работника содержит следующие документы.